Aumenta la eficiencia con un sistema de gestión documental

En la era digital, donde la información fluye a velocidades vertiginosas, las empresas enfrentan el reto de gestionar de manera eficiente un volumen cada vez mayor de documentos. 

Los métodos tradicionales de gestión documental manual, basados en archivos físicos y procesos burocráticos, se han vuelto obsoletos e incapaces de satisfacer las demandas de un entorno empresarial dinámico.

Implementar un Sistema de Gestión Documental (SGD) robusto y moderno puede transformar la forma en que manejas tus activos críticos, impulsando la eficiencia, la productividad y la seguridad en todos los niveles, descubre por qué. 

Principales consecuencias de una mala gestión documental

Los sistemas manuales de gestión documental presentan una serie de desafíos que obstaculizan el buen funcionamiento de las empresas provocando: 

Ineficiencia en la organización y el acceso a la información

La gestión manual de documentos puede ser extremadamente ineficiente, especialmente en organizaciones que manejan grandes volúmenes de información. La búsqueda y recuperación de documentos físicos resulta tediosa y consume mucho tiempo, lo que ralentiza las operaciones y dificulta el acceso rápido a la información necesaria para la toma de decisiones. 

Es difícil mantener un registro preciso de las modificaciones realizadas a los documentos, generando duplicidad y confusión en la información, afectando los procesos de auditoría y el control de versiones.

Sin mencionar que la organización y el almacenamiento en armarios o estantes, sin un sistema de clasificación adecuado, afecta la productividad de los empleados y retrasa la ejecución de tareas críticas.

Propenso a errores y pérdida de datos

La transcripción manual de datos y la manipulación física de documentos aumentan el riesgo de errores humanos, ya sea tipográficos, omisiones o extravíos. 

Además, el paso del tiempo, las condiciones ambientales y el uso frecuente pueden dañar los archivos, provocando la pérdida de información valiosa. La falta de un sistema de respaldo efectivo puede hacer que la recuperación de documentos sea extremadamente difícil o imposible.

Dificultad para mantener la seguridad y confidencialidad de los documentos

La falta de control sobre el acceso a los archivos físicos expone la información confidencial a riesgos de robo, extravío, alteración o uso indebido por parte de personas no autorizadas. 

Además, el seguimiento de la actividad en torno a los documentos puede ser complicado, lo que dificulta la identificación de posibles brechas de seguridad.

Las empresas pueden tener problemas para cumplir con las regulaciones de privacidad y seguridad de datos al usar métodos manuales de gestión documental. 

¿Cómo ayuda una plataforma de gestión de documento​s​?

Un sistema de gestión documental ofrece una amplia gama de oportunidades para agilizar la administración de la información crítica de tu organización. 

Agiliza la creación, almacenamiento y recuperación de documentos

Los documentos físicos se escanean y convierten en archivos digitales, eliminando la necesidad de almacenamiento físico, facilitando su acceso y gestión. Además, el sistema incluye plantillas y formularios electrónicos para automatizar la creación de documentos recurrentes, como facturas, contratos o informes.

Los archivos se almacenan con metadatos que agilizan su búsqueda y recuperación mediante filtros y palabras clave; y se ubican en repositorios electrónicos seguros y accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Facilita la colaboración y el trabajo en equipo

Un SGD proporciona una plataforma centralizada para que los equipos compartan documentos de manera rápida, segura y simultáneamente, eliminando la necesidad de enviar archivos adjuntos por correo electrónico o usar unidades de almacenamiento externas. 

También, genera un historial de todas las modificaciones realizadas, permitiendo trabajar siempre con la versión más reciente. Asimismo, los usuarios pueden agregar comentarios para facilitar la comunicación y el intercambio de ideas.

Otra característica es que automatizan flujos de trabajo, como la aprobación de documentos o la asignación de tareas, agilizando los procesos operativos y reduciendo la intervención manual.

Mayor control sobre el acceso y la seguridad de los documentos

Mediante la asignación de permisos y roles de usuario, es posible establecer niveles de acceso personalizados y restringir el acceso a documentos confidenciales, garantizando que solo las personas autorizadas puedan visualizar, editar o eliminar archivos.  

Por otro lado, los SGD suelen contar con mecanismos de auditoría y seguimiento de actividades que permiten verificar quién ha accedido a los documentos, qué acciones ha realizado y cuándo. Esto asegura la confidencialidad e integridad de la información almacenada.

Alfresco: un Sistema de Gestión Documental integral y escalable

Alfresco es una plataforma de gestión documental líder en el mercado que se destaca por sus avanzadas características:

• Software de código abierto. Permite a las organizaciones personalizar la plataforma a sus necesidades específicas sin depender de un proveedor exclusivo.
• Escabilidad. Se adapta al crecimiento de una organización y a la cantidad cada vez mayor de documentos que se generan y gestionan. Esto hace que sea una solución idónea tanto para pequeñas empresas como para grandes corporaciones.
• Facilidad de integración. Se integra fácilmente con otras aplicaciones y sistemas de software, como Microsoft Office, Google Drive, Salesforce, etc., facilitando la transferencia de datos y la colaboración entre diferentes plataformas.
• Potentes funciones de gestión de contenido. Ofrece una amplia gama de funcionalidades que abarcan todo el ciclo de vida de un documento, como la clasificación y organización automáticas, la creación de flujos de trabajo personalizables, la indexación rápida de información, la gestión de versiones, entre otras. 

Características del Sistema de Gestión Documental Alfresco

• Almacenamiento seguro en la nube. Ofrece opciones seguras de almacenamiento en la nube, lo que garantiza que la información esté protegida y accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar.
• Colaboración en tiempo real. Los equipos pueden colaborar en la creación, edición y revisión de documentos en tiempo real, mejorando la comunicación y la eficiencia operativa.
• Control de versiones. Permite llevar un control preciso sobre las versiones, facilitando la identificación y recuperación de información en caso de ser necesario.
• Seguridad y cumplimiento normativo. Cuenta con medidas sólidas de seguridad y cumplimiento normativo para proteger la información confidencial y garantizar el respeto de las regulaciones de privacidad y protección de datos.

Tips para elegir un Sistema de Gestión Documental para tu empresa

A continuación, te enlistamos algunos puntos clave que es importante que reflexiones antes de invertir en un SGD. 

Evaluación de las necesidades 

• ¿Cuántos documentos se generan, procesan y con qué frecuencia?
• ¿Qué tipos de documentos se gestionan y en qué formatos?
• ¿Qué procesos se siguen para la creación, revisión, aprobación y archivado de los documentos?
• ¿Quiénes tendrán acceso a los documentos y cuáles son los niveles de seguridad necesarios?
• ¿Necesitas integrar el SGD con otros sistemas o aplicaciones?
• ¿Qué regulaciones de privacidad y seguridad de datos debe cumplir la empresa?

Escalabilidad y flexibilidad del sistema

• ¿La solución es capaz de gestionar la cantidad y el tipo de documentos que manejas actualmente?
• ¿La solución podrá adaptarse al crecimiento de la empresa?
• ¿Puede la solución ser personalizada y adaptada para satisfacer las necesidades del negocio?
• ¿El SGD se integra con las aplicaciones empresariales que ya utilizas?

Facilidad de uso y capacitación requerida 

• ¿La solución tiene una interfaz simple e intuitiva?
• ¿Qué tipo de capacitación se requiere para que los usuarios puedan utilizar el SGD de manera efectiva?
• ¿Qué tipo de soporte técnico ofrece el proveedor del SGD?

Con un Sistema de Gestión Documental como Alfresco, podrás optimizar tus operaciones, reducir los riesgos asociados a la gestión manual de documentos y prepararte para un futuro donde la información es un activo crítico para el éxito empresarial.

Es importante elegir un proveedor con experiencia en la implementacion de SGD y en GlobalQuark contamos con consultores especializados para guiarte en este proceso, contáctanos.