En este artículo abordaremos qué es RPA y cuál es su relevancia en el cambiante panorama...
9 Tips para elegir un sistema de gestión empresarial
Muchas empresas no tienen visibilidad de sus procesos ni claridad en su información. Un sistema de gestión empresarial permite optimizar los recursos, mejorar la eficiencia operativa y tomar decisiones estratégicas basadas en datos confiables.
La relevancia de contar con esta herramienta se debe a que el crecimiento y la complejidad de los procesos internos hace imperativa la necesidad de agilizar las operaciones diarias para tener un mayor enfoque en la generación de valor.
En este artículo te daremos 9 consejos para elegir el sistema de gestión empresarial que te ayude a superar estos desafíos y avanzar hacia un control total de tu empresa.
Señales de brechas en tu gestión empresarial
Estas brechas pueden conducir a ineficiencias y oportunidades perdidas para el crecimiento y el desarrollo empresarial. Identificarlas te permitirá comprender mejor qué características y funcionalidades son necesarias en un sistema de gestión empresarial.
- Falta de visibilidad y control. Puede deberse a la ausencia de herramientas adecuadas para monitorear y supervisar las diferentes áreas de la organización. Sin una visión clara de lo que está sucediendo es difícil identificar problemas potenciales, oportunidades de mejora y tomar decisiones informadas.
- Flujo de información deficiente entre departamentos. Con diferentes equipos trabajando de forma aislada puede haber dificultades para compartir información relevante y actualizada. Esto resulta en la duplicación de esfuerzos, retrasos en la toma de decisiones y una comunicación deficiente.
- Pérdida de eficiencia y productividad. Sin un sistema claro de seguimiento y control de las tareas y los recursos, es más probable que se produzcan errores, demoras en los plazos y una utilización ineficiente de los recursos disponibles. Esto puede generar pérdidas de tiempo, dinero y oportunidades para mejorar la competitividad de la empresa.
- Dificultades en la toma de decisiones basadas en datos precisos. La falta de sistemas adecuados para recopilar y procesar datos, así como la ausencia de habilidades analíticas del personal puede orillar a la dirección a tomar decisiones con base en conjeturas.
- Limitaciones en la colaboración. La falta de herramientas para trabajar de manera conjunta puede provocar silos de información y una comunicación deficiente entre los empleados. Esto dificulta la coordinación de proyectos, el intercambio de conocimientos y la creación de un ambiente de trabajo colaborativo y eficiente.
¿Por qué utilizar un software de gestión empresarial?
Optimización de costos
Al automatizar tareas y procesos, se eliminan los errores y las redundancias que pueden resultar en pérdidas financieras. Además, al tener una visión clara de los recursos utilizados, es más fácil identificar áreas para implementar medidas y reducir gastos innecesarios.
Reducción de errores
El software minimiza la posibilidad de cometer errores y mejora la precisión de los datos. Esto no solo evita pérdidas financieras y retrabajos, sino también mejora la reputación de la empresa al brindar un mejor servicio y productos de mayor calidad.
Acceso a datos y análisis
El sistema centraliza y organiza los datos relevantes de la empresa brindando acceso a la información en tiempo real. Esto permite a los gerentes y empleados tomar decisiones basadas en datos precisos y actualizados.
Asimismo, los sistemas de análisis integrados en el software permiten realizar un seguimiento detallado de las métricas y KPIs, facilitando el ajuste de la estrategia de negocio para alcanzar los objetivos establecidos.
Menos fricciones, más comunicación
Al tener un sistema centralizado para compartir información y metas en común, es posible reducir las fricciones entre departamentos y mejorar la calidad de los resultados.
Cumplimiento normativo
Cuando se automatizan y estandarizan los procesos se reduce el riesgo de incumplir requisitos legales, al tiempo que se facilita la generación de informes y documentación necesarios para auditorías y revisiones.
Mejora de la eficiencia operativa
Cuando las actividades diarias se realizan de manera más rápida y efectiva, se reducen los tiempos de respuesta y los cuellos de botella, a la vez que se maximiza la productividad general.
Al ganar eficiencia se logra una mayor utilización de los recursos disponibles y se reducen los costos operativos, lo que a su vez aumenta la rentabilidad.
¿Cómo elegir el sistema de gestión empresarial ideal?
Puesto que no es una decisión que debes de tomar a la ligera ya que depende de tus requerimientos, presupuesto, modelo de negocio, entre otros factores, aquí te doy una guía para tu proceso de selección:
1. Definir los objetivos y necesidades de la empresa
Es importante tener en cuenta tus objetivos comerciales y estratégicos a largo plazo, así como los desafíos específicos que enfrenta tu empresa. ¿Buscas expandirte a nuevos mercados o diversificar tu cartera de productos? ¿Tienes problemas con la gestión del inventario o la cadena de suministro?
Tenerlos claros te ayudará a definir las características y funcionalidades que necesita el software de gestión empresarial.
En GlobalQuark, trabajamos contigo para comprender tus metas y ofrecerte soluciones personalizadas que se alineen con tus objetivos.
2. Evaluar la escalabilidad y flexibilidad del sistema
Asegúrate de que el sistema que estás considerando pueda crecer y adaptarse a medida que tu empresa se expande, ya que debe poder manejar un aumento en la carga de trabajo y la cantidad de datos a gestionar. Nuestras soluciones son flexibles y personalizables para ajustarse a tu modelo de negocio.
3. Considerar la integración con otros sistemas y herramientas
Si tu empresa ya utiliza otros sistemas o herramientas, es fundamental evaluar las necesidades de dicha integración, los beneficios potenciales que podría ofrecer y la capacidad del nuevo software para colaborar de manera efectiva.
Nuestras soluciones están diseñadas para integrarse perfectamente con una variedad de sistemas, garantizando una experiencia de usuario coherente y eficiente.
4. Analizar la facilidad de uso y aprendizaje para los usuarios
Es esencial hacer una evaluación exhaustiva de la interfaz y las capacidades de personalización del software para garantizar que sea intuitivo, con una curva de aprendizaje razonable y adaptable a las necesidades específicas de la empresa.
Nuestros expertos te brindan acompañamiento y capacitación continua durante la implementación para facilitar la adopción y el uso adecuado del sistema en toda la organización.
5. Revisar la seguridad y protección de datos del sistema
Evalúa si el software ofrece protocolos de seguridad robustos como encriptación de datos, autenticación de múltiples factores y auditorías de seguridad regulares, además de medidas de recuperación y respaldo de la información.
En GlobalQuark diseñamos soluciones con los más altos estándares de transparencia y seguridad para garantizar la protección de tus datos críticos.
6. Evaluar el soporte técnico y actualizaciones ofrecidas
Imagina encontrarte con un problema técnico y no tener a nadie a quien acudir para obtener ayuda inmediata. Para evitarlo, investiga el nivel de soporte ofrecido, las formas de contacto y la disponibilidad del proveedor, así como la frecuencia y el alcance de las actualizaciones del software.
Nuestros expertos te brindarán soporte técnico integral en cualquier servicio o solución contratada, garantizando que estés respaldado en cada paso del camino.
7. Considerar el costo total de implementación y mantenimiento
Asegúrate de entender completamente los costos asociados del sistema, reflexiona qué tan sostenibles serán en el tiempo y si están alineados con tus expectativas y presupuesto.
Sabemos que se trata de una inversión importante y para nosotros es de suma importancia que la veas rentabilizada de inmediato.
8. Investigar la reputación y experiencia del proveedor del sistema
Te recomendamos leer casos de éxito, reseñas y obtener referencias de otros clientes antes de tomar una decisión final. Esto te ayudará a evaluar la confiabilidad y capacidad del proveedor para ofrecer un servicio de calidad y satisfacer tus necesidades a largo plazo.
En GlobalQuark, tenemos una sólida reputación en la industria como proveedor de soluciones tecnológicas de vanguardia.
9. Solicitar demostraciones y pruebas del sistema
Esto te permitirá evaluar personalmente la funcionalidad y la adaptabilidad del sistema a tus necesidades. Reflexiona si te sientes respaldado por el proveedor y asegúrate de que tu equipo esté preparado para utilizar el software de manera efectiva.
Espero que estos tips te sirvan como guía para encontrar el sistema de gestión empresarial perfecto para tu organización. Recuerda que cada empresa es única, por lo que es importante evaluar cuidadosamente tus necesidades y requisitos antes de tomar una decisión. Si necesitas un proveedor de confianza, no dudes en contactarnos.