¿Qué es RPA? La clave de la automatización inteligente

En este artículo abordaremos qué es RPA y cuál es su relevancia en el cambiante panorama empresarial actual donde la eficiencia y la productividad son elementos fundamentales para mantenerse competitivo, sigue leyendo.

RPA ¿qué es y para qué sirve?

La Automatización Robótica de Procesos (RPA por sus siglas en inglés) es una tecnología avanzada que permite a las empresas configurar "robots" o bots para automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas, liberando a los empleados de actividades tediosas y propensas a errores. 

Estos robots digitales pueden imitar las acciones humanas en una interfaz gráfica de usuario (GUI) al interactuar con sistemas informáticos como aplicaciones, bases de datos, portales web y más. 

La principal característica de la RPA es su capacidad para llevar a cabo acciones complejas de manera autónoma, reduciendo la necesidad de intervención humana en procesos operativos.

En ese sentido, sus objetivos principales son: 

• Aumentar la eficiencia y la productividad de los empleados y procesos. 
• Minimizar errores y mejorar la precisión en las actividades empresariales.
• Liberar tiempo para actividades estratégicas como la toma de decisiones, el análisis de datos y la innovación.
• Ahorrar costos operativos y aumentar la rentabilidad gracias a la eficiencia mejorada, la reducción de errores y la capacidad de realizar más trabajo en menos tiempo.

Algunas aplicaciones de los sistemas RPA

• Automatización de procesos que consumen tiempo y recursos humanos, como la entrada y reconciliación de datos, la generación de informes, etc.
• Integración de sistemas y aplicaciones dispares, permitiendo la transferencia de datos entre ellos de manera fluida y sin errores.
• Gestión de datos a través de algoritmos que los extraen, transforman y cargan de manera eficiente, mejorando la calidad y precisión de la información.
• Mejorar la atención al cliente respondiendo consultas básicas o procesando solicitudes de forma rápida y eficiente.
• Automatizar procesos financieros como conciliaciones contables, procesamiento de pagos, gestión de facturas y cumplimiento de regulaciones.
• Aplicar reglas y lógica de negocios predefinidas para tomar decisiones y realizar acciones basadas en condiciones específicas.
• Es escalable para implementar más bots según sea necesario y satisfacer la demanda sin necesidad de una inversión significativa en recursos adicionales.

5 Ventajas de implementar RPA en la unificación de sistemas

La unificación de sistemas es uno de los mayores desafíos que las organizaciones enfrentan. La tecnología RPA puede automatizar la interacción entre sistemas heterogéneos, sin requerir cambios en la infraestructura existente. 

• Optimiza la precisión y calidad de los datos.
• Elimina la necesidad de introducir datos manualmente en múltiples sistemas.
• Agiliza los procesos comerciales al reducir los tiempos de espera entre sistemas.
• Eleva el control y visibilidad sobre los flujos de trabajo a través del monitoreo y registro de actividades.
• Facilita la comunicación entre empleados, agentes y partners al automatizar procesos y compartir información de manera eficiente.
• Mejora de la experiencia del empleado al proporcionar acceso integrado a información y sistemas.

RPA ¿Cómo funciona?

El funcionamiento de la RPA se puede dividir en varios pasos:

• Identificación de tareas y procesos a automatizar.

• Captura del flujo de trabajo y las acciones necesarias para completar el proceso a través de grabaciones que registran las acciones realizadas por un usuario humano en un sistema informático para crear el proceso automatizado.

• Desarrollo del robot de software que ejecutará el proceso automatizado. 

• Integración de los robots de software con los sistemas y aplicaciones existentes para que interactúen con los sistemas de la misma manera que lo haría un usuario humano. 

• Ejecución del proceso automatizado en tiempo real o programarse para llevarse a cabo en momentos específicos.
• Supervisión del rendimiento del robot para detectar problemas y realizar ajustes según sea necesario.

Es importante destacar que la RPA se basa en reglas y lógica predefinidas. Los robots de software siguen instrucciones específicas y no pueden tomar decisiones complejas por sí mismos. Sin embargo, son capaces de adaptarse a ciertos cambios en el entorno y seguir normas para abordar diferentes escenarios.

6 Casos de uso de la RPA en la unificación de sistemas 

Aquí te enlistamos algunos ejemplos prácticos de cómo se utiliza la RPA:

Integración de sistemas de gestión de clientes

Las empresas suelen utilizar diferentes sistemas de gestión de clientes como CRM (Customer Relationship Management) y ERP (Enterprise Resource Planning). La RPA puede integrarlos y sincronizar tu base de datos automáticamente, asegurando que siempre esté actualizada y accesible en ambos sistemas.

Automatización de la migración de datos

Cuando una empresa migra de un sistema a otro, la tarea de transferir grandes volúmenes de datos puede ser compleja y propensa a errores. Los robots de software pueden extraer los datos del sistema antiguo, transformarlos según los requisitos y cargarlos en el nuevo de manera rápida y precisa.

Integración de sistemas de recursos humanos

En muchas organizaciones, existen diferentes sistemas utilizados para gestionar las operaciones de recursos humanos, como gestión de nóminas, control de asistencia y reclutamiento. 

La RPA se puede utilizar para unificarlos y crear un flujo de trabajo automatizado, por ejemplo, extrayendo datos de los sistemas de asistencia y calculando automáticamente las horas trabajadas para generar nóminas precisas.

Integración de sistemas financieros

Las empresas suelen tener sistemas financieros separados para contabilidad, gestión de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. 

La RPA es capaz de extraer información de los sistemas de ventas y generar automáticamente facturas en el sistema de cuentas por cobrar, así como registrar los pagos recibidos en el sistema de cuentas por pagar.

Automatización de procesos interdepartamentales

Por ejemplo, en el proceso de aprovisionamiento los robots de software pueden extraer datos del sistema de inventario, generar órdenes de compra en el sistema de compras y actualizar los registros contables en el sistema financiero, manteniendo fluidez y precisión en toda la cadena de suministro.

¿Qué es UiPath RPA y cuáles son sus ventajas?

UiPath RPA es una de las herramientas de RPA para robustas del mercado que ofrece:

• Interfaces de usuario intuitivas y fáciles de usar que permiten diseñar y desplegar bots en poco tiempo.
• Escalamiento fácil y rápido que se adapta a las necesidades cambiantes de las organizaciones.
• Integración sin problemas con sistemas existentes que facilita la incorporación de RPA en entornos empresariales complejos.
• Análisis y monitoreo en tiempo real que permite el seguimiento y resolución de problemas de manera rápida y eficiente.
• Capacidades de aprendizaje automático y procesamiento de lenguaje natural que mejoran aún más la precisión y eficiencia de los bots.

Consideraciones importantes al implementar una solución RPA 

Si bien la tecnología RPA ofrece numerosos beneficios, su implementación también requiere algunos aspectos clave a tener en cuenta como:

• Selección de la solución RPA adecuada. Es crucial elegir aquella que se adapte a las necesidades específicas de tu empresa. En GlobalQuark, ofrecemos soluciones de vanguardia con una propuesta de valor centrada en la escalabilidad, la facilidad de uso y el soporte integral.

• Aspectos de seguridad y cumplimiento. Al implementar RPA, es importante considerar la seguridad de los datos y cumplir con las regulaciones de privacidad. Nuestras soluciones de RPA están diseñadas con los más altos estándares de seguridad y cumplimiento.
• Planificación de la implementación y seguimiento de resultados. Nuestro equipo de expertos está aquí para brindar asesoramiento y soporte en cada etapa del proceso de implementación.

Ahora que sabes qué es RPA, entenderás que es posible transformar la gestión de tus operaciones y sistemas. Con las soluciones adecuadas y el apoyo experto, puedes aprovechar al máximo el potencial de la automatización inteligente para alcanzar nuevos niveles de eficiencia y competitividad. Contáctanos para ayudarte en este proceso.