En la era digital, donde la información fluye a velocidades vertiginosas, las empresas enfrentan el reto de gestionar de manera eficiente un volumen cada vez mayor de documentos.
Los métodos tradicionales de gestión documental manual, basados en archivos físicos y procesos burocráticos, se han vuelto obsoletos e incapaces de satisfacer las demandas de un entorno empresarial dinámico.
Implementar un Sistema de Gestión Documental (SGD) robusto y moderno puede transformar la forma en que manejas tus activos críticos, impulsando la eficiencia, la productividad y la seguridad en todos los niveles, descubre por qué.
Los sistemas manuales de gestión documental presentan una serie de desafíos que obstaculizan el buen funcionamiento de las empresas provocando:
La gestión manual de documentos puede ser extremadamente ineficiente, especialmente en organizaciones que manejan grandes volúmenes de información. La búsqueda y recuperación de documentos físicos resulta tediosa y consume mucho tiempo, lo que ralentiza las operaciones y dificulta el acceso rápido a la información necesaria para la toma de decisiones.
Es difícil mantener un registro preciso de las modificaciones realizadas a los documentos, generando duplicidad y confusión en la información, afectando los procesos de auditoría y el control de versiones.
Sin mencionar que la organización y el almacenamiento en armarios o estantes, sin un sistema de clasificación adecuado, afecta la productividad de los empleados y retrasa la ejecución de tareas críticas.
La transcripción manual de datos y la manipulación física de documentos aumentan el riesgo de errores humanos, ya sea tipográficos, omisiones o extravíos.
Además, el paso del tiempo, las condiciones ambientales y el uso frecuente pueden dañar los archivos, provocando la pérdida de información valiosa. La falta de un sistema de respaldo efectivo puede hacer que la recuperación de documentos sea extremadamente difícil o imposible.
La falta de control sobre el acceso a los archivos físicos expone la información confidencial a riesgos de robo, extravío, alteración o uso indebido por parte de personas no autorizadas.
Además, el seguimiento de la actividad en torno a los documentos puede ser complicado, lo que dificulta la identificación de posibles brechas de seguridad.
Las empresas pueden tener problemas para cumplir con las regulaciones de privacidad y seguridad de datos al usar métodos manuales de gestión documental.
Un sistema de gestión documental ofrece una amplia gama de oportunidades para agilizar la administración de la información crítica de tu organización.
Los documentos físicos se escanean y convierten en archivos digitales, eliminando la necesidad de almacenamiento físico, facilitando su acceso y gestión. Además, el sistema incluye plantillas y formularios electrónicos para automatizar la creación de documentos recurrentes, como facturas, contratos o informes.
Los archivos se almacenan con metadatos que agilizan su búsqueda y recuperación mediante filtros y palabras clave; y se ubican en repositorios electrónicos seguros y accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Un SGD proporciona una plataforma centralizada para que los equipos compartan documentos de manera rápida, segura y simultáneamente, eliminando la necesidad de enviar archivos adjuntos por correo electrónico o usar unidades de almacenamiento externas.
También, genera un historial de todas las modificaciones realizadas, permitiendo trabajar siempre con la versión más reciente. Asimismo, los usuarios pueden agregar comentarios para facilitar la comunicación y el intercambio de ideas.
Otra característica es que automatizan flujos de trabajo, como la aprobación de documentos o la asignación de tareas, agilizando los procesos operativos y reduciendo la intervención manual.
Mediante la asignación de permisos y roles de usuario, es posible establecer niveles de acceso personalizados y restringir el acceso a documentos confidenciales, garantizando que solo las personas autorizadas puedan visualizar, editar o eliminar archivos.
Por otro lado, los SGD suelen contar con mecanismos de auditoría y seguimiento de actividades que permiten verificar quién ha accedido a los documentos, qué acciones ha realizado y cuándo. Esto asegura la confidencialidad e integridad de la información almacenada.
Alfresco es una plataforma de gestión documental líder en el mercado que se destaca por sus avanzadas características:
A continuación, te enlistamos algunos puntos clave que es importante que reflexiones antes de invertir en un SGD.
Con un Sistema de Gestión Documental como Alfresco, podrás optimizar tus operaciones, reducir los riesgos asociados a la gestión manual de documentos y prepararte para un futuro donde la información es un activo crítico para el éxito empresarial.
Es importante elegir un proveedor con experiencia en la implementacion de SGD y en GlobalQuark contamos con consultores especializados para guiarte en este proceso, contáctanos.