5 Beneficios de la digitalización de documentos y procesos en empresas

En este artículo, veremos cómo esta transformación impacta positivamente en la eficiencia operativa, la toma de decisiones y la satisfacción de los clientes.

Aumento de la eficiencia

• Un estudio de McKinsey & Company reveló que las empresas que han adoptado tecnologías digitales han experimentado un aumento del 20% al 30% en su productividad.
• Forrester Research indica que la digitalización puede reducir los costos operativos hasta en un 30%.

• Según IDC, las empresas pueden ahorrar hasta un 50% en costos de almacenamiento al digitalizar sus documentos.
• Un estudio de Gartner estima que las organizaciones pueden reducir los costos de gestión de documentos en un 60% a través de la digitalización.

• La plataforma de gestión de contenido empresarial SharePoint ha demostrado que la colaboración en tiempo real aumenta en un 40% cuando se utilizan herramientas digitales.

• Un informe de IBM Security muestra que el costo promedio de una violación de datos es de 4.35 millones de dólares. La digitalización, con medidas de seguridad adecuadas, puede reducir significativamente este riesgo.

• Un estudio de PwC encontró que el 80% de los empleados cree que la tecnología móvil ha mejorado su capacidad para acceder a la información.

• Las empresas que han digitalizado sus procesos pueden tomar decisiones un 50% más rápido, según un estudio de Aberdeen Group.

Ahora bien, a continuación detallamos las ventajas más significativas de la digitalización de documentos y procesos para que te animes a dar el paso hacia la innovación.  

1. Reducción de costos 

La reducción drástica en la necesidad de imprimir documentos implica un menor consumo de suministros y, por ende, un ahorro significativo en costos.

Asimismo, los archivos físicos ocupan un espacio considerable en oficinas y almacenes pero, la digitalización permite almacenar toda la información en servidores o en la nube, eliminando la necesidad de utilizar bodegas, archiveros, etc.

Sin mencionar que también son más susceptibles a daños por agua, fuego, plagas o desastres naturales y, al digitalizarlos se pueden crear copias de seguridad que garanticen su integridad.

Por otro lado, la infraestructura digital se puede escalar fácilmente para adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa, evitando inversiones excesivas en hardware y software.

2. Optimización de procesos 

La implementación de flujos de trabajo automatizados asegura que los documentos sean procesados de manera rápida y precisa. 

Al eliminar la necesidad de trabajo manual en tareas repetitivas y propensas a errores, se reduce en gran medida el margen de error humano. Esto se traduce en menos retrabajo, eliminación de redundancias y ahorro de tiempo.

Además, proporciona mayores controles y seguimiento en los procesos, estableciendo reglas y asignando permisos para garantizar que cada paso sea realizado por la persona o departamento adecuado. 

Esto asegura que los documentos no se pierdan, que se realicen las revisiones necesarias y que se sigan los procedimientos correctos en cada etapa del proceso.

3. Mejora en la seguridad y cumplimiento normativo

Los sistemas de gestión documental pueden restringir el acceso a la información confidencial sólo a personal autorizado, así como establecer niveles de permisos para garantizar que solo las personas adecuadas tengan acceso a determinados documentos.

También, garantiza el respaldo periódico y almacenamiento en ubicaciones seguras, protegiendo la información sensible de desastres naturales, incendios, manipulación o robos. La posibilidad de recuperar la información de manera rápida y eficiente es crucial para garantizar la continuidad del negocio y acatar las leyes de protección de datos.

En lo que respecta al cumplimiento normativo, ayuda a cumplir con estándares de conservación y retención de documentos, ya que muchas regulaciones exigen que algunos se conserven durante un periodo específico, y la gestión digital facilita el seguimiento y control de estos plazos, además de prevenir la pérdida o la destrucción accidentales.

Además, posibilita la implementación de firmas electrónicas y sellos de tiempo, lo que contribuye a la autenticación y la integridad de los documentos en entornos legales y regulatorios. Estas medidas ayudan a asegurar que la información no ha sido alterada y cumple con los requisitos para su validez jurídica.

4. Incremento de la competitividad 

La habilidad para acceder rápidamente a documentos y datos relevantes permite a los equipos de trabajo tomar decisiones informadas de manera más ágil, reduciendo tiempos de respuesta y aumentando la capacidad de adaptación a los requerimientos de los clientes y del mercado.

También, facilita la colaboración y el trabajo remoto porque los usuarios pueden acceder, editar y compartir información desde cualquier ubicación o dispositivo, permitiendo una mayor flexibilidad en la organización del trabajo y optimizando la coordinación entre equipos dispersos geográficamente.

Adicionalmente, permite el análisis de datos y la generación de informes de manera más eficiente para obtener insights clave que impulsen la identificación de áreas de oportunidad y el ajuste de las estrategias de negocio. 

Otro aspecto relevante es la mejora en la experiencia del cliente, pues brinda la capacidad de ofrecer un servicio más ágil y personalizado, lo que aumenta la satisfacción y lealtad en un mercado cada vez más competitivo.

5. Aumento de la rentabilidad

Los procesos automatizados eliminan tareas manuales y repetitivas, reduciendo errores y tiempo de ejecución. Estas mejoras en la eficiencia se traducen en una mayor productividad y, en última instancia, en una mayor rentabilidad.

El acceso rápido a información actualizada y la capacidad de realizar análisis de datos permiten una comprensión más profunda de los procesos y el rendimiento de la empresa. Esto, a su vez, ayuda a identificar fugas de capital y oportunidades de ahorro.

De igual modo, al tener una visibilidad clara de los recursos disponibles, como materiales, personal o equipos, es posible asignarlos de manera más eficiente y evitar desperdicios. 

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