Hacia un futuro paperless con soluciones tecnológicas

La digitalización de documentos y procesos es una inversión que ofrece múltiples beneficios para las empresas. Al reducir costos, mejorar la eficiencia y aumentar la seguridad de la información, las soluciones paperless son el futuro de la gestión documental. 

¿Por qué decir adiós al papel?

En el pasado, la gestión documental en papel fue el estándar para las empresas. Sin embargo, este enfoque tradicional ha demostrado ser ineficiente y costoso, provocando: 

• Pérdida de información. Documentos extraviados, dañados por el paso del tiempo o simplemente olvidados en algún rincón de la oficina son un problema común.
• Dificultad para encontrar información. El acceso puede ser lento y limitado, lo que implica retrasos e interrupciones en tareas importantes.
• Limitaciones en la colaboración. Compartir documentos físicos requiere de procesos engorrosos, dificultando la colaboración entre equipos y la toma de decisiones.
• Impacto ambiental. La producción de papel consume grandes cantidades de recursos naturales y genera residuos.
• Gastos elevados. La impresión, almacenamiento y gestión de documentos en papel generan costos significativos a largo plazo

¿Qué es paperless? 

La transición hacia un entorno paperless se refiere a la eliminación gradual de los documentos en papel, reemplazandolos por documentos digitales almacenados en sistemas seguros y accesibles, desde cualquier lugar y dispositivo.

Esta transformación permite a las empresas superar las deficiencias de la gestión documental en papel y abrir nuevas oportunidades de eficiencia y productividad.

Beneficios de un sistema paperless 

La implementación de un sistema paperless trae consigo una serie de ventajas que pueden transformar la forma en que opera tu organización, brindando:

Mayor eficiencia operativa

Los procesos se agilizan al eliminar tareas manuales como la necesidad de buscar, clasificar y archivar documentos en papel. 

La automatización de los flujos de trabajo facilita la colaboración y el seguimiento, a la vez que la búsqueda de información clave se vuelve instantánea, lo que permite tomar decisiones más rápidas.

Acceso y colaboración mejorados 

Los equipos pueden acceder a la misma información en tiempo real, facilitando la colaboración y la comunicación aunque estén distribuidos geográficamente. 

Los documentos digitales también pueden ser compartidos de forma segura y controlada, permitiendo un flujo de trabajo más eficiente y una toma de decisiones más ágil.

Aumento de la productividad

Al reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas, los empleados pueden concentrarse en actividades de mayor valor agregado.

Seguridad de la información

Los documentos digitales se pueden proteger con medidas de seguridad robustas, reduciendo el riesgo de pérdida o acceso no autorizado para proteger la información sensible de la empresa, clientes o socios. 

Los sistemas paperless ofrecen opciones de encriptación y autenticación, asegurando la confidencialidad e integridad de los documentos.

Reducción de costos 

No solo se disminuyen los gastos asociados a la impresión, almacenamiento y envío de documentos físicos pues, también, al eliminar los errores humanos y las redundancias en los procesos, se reducen los costos derivados de retrabajos o pérdidas de información.

Sostenibilidad ambiental

La digitalización de documentos reduce el consumo de papel y la huella de carbono asociada a su producción. Al eliminar la necesidad de imprimir y archivar, se contribuye a la preservación del medio ambiente.

3 Tipos de software para eliminar el papel definitivamente

Adoptar soluciones tecnológicas que permitan la transición hacia un entorno paperless es una decisión clave si buscas mantenerte competitivo en la era digital. Aquí te enlistamos algunas que podrían ayudarte. 

Alfresco

Alfresco ofrece una amplia gama de funcionalidades, incluyendo la creación, almacenamiento, organización y colaboración en documentos. Permite la asignación de permisos y roles para controlar el acceso, así como la posibilidad de realizar búsquedas avanzadas, y aplicar metadatos para una clasificación y organización más efectivas.

Se integra fácilmente con otras herramientas empresariales, lo que facilita la colaboración y el intercambio de información, por ejemplo, sistemas de correo electrónico, CRM, ERP y otras aplicaciones, a través de su API y servicios web, permitiendo una sincronización continua de datos y una gestión documental más eficiente.

Liferay

Liferay ofrece un conjunto completo de herramientas para la colaboración y gestión de contenidos. Proporciona espacios de trabajo donde los usuarios pueden compartir y trabajar en la creación y edición de documentos. Además, permite la creación de flujos de trabajo personalizados, lo que agiliza la revisión y aprobación de documentos.

Es una plataforma altamente personalizable y adaptable, lo que la convierte en una excelente opción para empresas con necesidades específicas. 

Los usuarios pueden personalizar la interfaz de usuario, crear portales y páginas web, así como agregar o eliminar funcionalidades. Además, es compatible con múltiples dispositivos y navegadores, lo que garantiza una experiencia de usuario consistente en diferentes plataformas.

UiPath

UiPath es una herramienta de automatización de procesos robóticos (RPA) que se puede utilizar para automatizar tareas repetitivas en la gestión documental como la extracción de datos, el llenado de formularios y la gestión de flujos de trabajo, lo que ahorra tiempo y reduce errores humanos.

Se integra con sistemas de gestión documental para facilitar la extracción y actualización de datos, así como la clasificación automática de los mismos, lo que facilita la organización y recuperación de la información.

¿Cómo dar el paso al paperless?

La transición al paperless puede parecer abrumadora, pero con una planificación adecuada y las herramientas adecuadas, es más sencilla de lo que crees. Aquí tienes algunos consejos:

• Analiza tus procesos actuales, identifica los puntos débiles y las oportunidades de mejora.
• Investiga las diferentes opciones disponibles en el mercado y elige las que mejor se adapten a tus necesidades.
• Comienza digitalizando los procesos más sencillos y ve aumentando la complejidad de forma progresiva.
• Realiza copias de seguridad para proteger tus datos de posibles pérdidas.
• Asesórate con especialistas para garantizar una selección, implementación y adopción segura, eficiente y rentable de la solución que elijas. 

Nuestro equipo de expertos está listo para orientarte y brindarte soluciones tecnológicas personalizadas que impulsen la transformación paperless en tu organización. ¡Contáctanos hoy y descubre cómo podemos ayudarte en esta transición!